Los documentos de los departamentos de RRHH se constituyen en información crítica que debe de ser resguardada correctamente por cada una de las compañías en el mercado. Las compañías actualmente deben de tener la información de RRHH de todos sus trabajadores hasta el fallecimiento de cada uno de los mismos. Si el día de mañana un ex-empleado tiene un reclamo hacia una determinada compañía, la compañía está en la obligación de presentar todos los soportes que eviten una eventual sanción por parte del ente regulador.
La información tiene también un ciclo de vida. A medida que pasa el tiempo la información física se empieza a deteriorar. Debido a esto es necesario que las compañías tomen las debidas precauciones para mantener esa información en condiciones óptimas.
DataSolutions S.A. ha operado con los archivos de RRHH de multiples compañías. De acuerdo a nuestra experiencia recomendamos que los documentos correspondientes a las carpetas de personal sean primeramente indexadas por cajas por departamento y subdepartamento. Lógicamente el departamento sería el de RRHH y el subdepartamento sería el tipo de documento que estarían incluidos en las cajas. Por ejemplo si es una caja que contiene información de trabajadores entonces se le puede asignar el subdepartamento “Carpetas de personal”. Detalles adicionales pudieran establecerse en base a lo siguiente:
- Empleador
- Rango Alfabético:
DataSolutions S.A. tiene hasta 10 campos por caja en función de poder agregar los campos adicionales necesarios que el cliente requiera.
DataSolutions S.A. en su experiencia recomienda que el ordenamiento por caja sea complementado con un ordenamiento por file por carpeta de tal manera que el cliente pueda pedir una carpeta de algún trabajador específico e inclusive acceder a los servicios de escaneo por demanda lo cual le permitiría al cliente a encaminarse a un concepto 0 papel progresivamente a medida que lo vaya necesitando.
Existen clientes que por su alta rotación requieren que la información de su personal sea digitalizada de tal manera que se incorpore y se anexe a la carpeta virtual física en nuestro software de gestión documental y de esta manera no tener que esperar a que nuestra logística lleve las cajas o carpetas a las instalaciones del cliente.
Existen otros tipos de documentos relacionados al departamento de RRHH como los roles de pago y nóminas. Normalmente estos son documentos donde se recomienda que sean indexados por mes y por año.
El software de gestión documental de DataSolutions S.A. es completo y se acopla a cualquier necesidad específica que el cliente tenga.
