Estas son algunas de las ventajas que diferencian a EDC RC de otro software:
Obtener una mejor precisión
Con el software EDC RC, las carpetas y las cajas no solo se identifican como "disponibles" o "fuera". EDC RC asegura un monitoreo riguroso de cada componente con 24 estados. Los pedidos pueden ser identificados por 4 estados diferentes, mientras que las entregas tienen 7. Además, 13 estados pueden calificar la ubicación de una caja o carpeta.“El EDCRC tiene multiples estados de la información que custodia. Estos estados de la información contienen información certera de la ubicación de la información en todo momento.”
Los procedimientos operativos presentes en EDC RC deben seguirse secuencialmente. Esto garantiza un monitoreo riguroso y estandarizado de las operaciones. Los errores se detallan y se guardan en la memoria hasta que se corrigen. Varios procesos de trabajo eficientes, basados en nuestros años de experiencia, también son una parte integral de nuestro software.
“El EDCRC cuenta con bitácoras que monitorean constantemente los accesos de los usuarios además de registrar el historial de movimientos de la información. El EDCRC garantiza la confidencialidad total en el manejo de su información.”
Todos los códigos de barras creados por EDC RC son únicos en el mundo. Nuestro software también es capaz de gestionar una serie de códigos de barras secundarios cuando sea necesario (por ejemplo, fusiones, conversiones, solicitudes de clientes).
Control y Seguridad
El software EDC RC está diseñado para ser utilizado por todos sus empleados, dependiendo de su configuración de acceso y seguridad. A los usuarios se les puede asignar licencias para las distintas actividades que la gerencia quiere que sus ejecutivos puedan realizar en el software de gestión documental. Por ejemplo se pueden asignar licencias para solo visualización o se pueden asignar licencias de administración y modificación también. Las licencias también pueden ser asignadas con restricciones por departamento. Por ejemplo un ejecutivo del área comercial sólo podrá ver la información del departamento comercial mientras que la Gerencia General podría ver la información de todos los departamentos.
“El EDCRC puede asignar licencias costumizables a los usuarios en función de asignar los accesos en base a los niveles de autorización que una empresa tenga.”
EDC RC tiene una herramienta incluida que puede generar un sin número de reportes que pueden ser adecuados de acuerdo a las necesidades del cliente. Estos reportes pueden ser generados cuando el cliente requiera en distintos formatos.
Nuestra interfaz de programación de aplicaciones (API) ofrece la posibilidad de desarrollar procesos automatizados adicionales. Su equipo de TI puede crear interfaces personalizadas con aplicaciones externas. Por lo tanto, es posible ingresar datos una vez y alimentar varias bases de datos al mismo tiempo. También permite a los usuarios acceder a datos de múltiples sistemas utilizando una interfaz de búsqueda. Esto aumentará su productividad al reducir el tiempo de entrada de datos, el tiempo de búsqueda y los errores de transmisión.
“El EDCRC no tiene problemas en integrarse a cualquier tipo de sistema. Las interfaces de API del EDCRC hacen de una integración algo bastante sencillo.”
Verifique la integridad de su inventario
DataSolutions S.A. opera sus centros de acopio de información a través de la tecnología de código de barras. Esta tecnología de código de barras permite registrar las ubicaciones donde están almacenadas las cajas de cada cliente. De igual manera la caja, carpeta y/o documento tienen un código de barra específico que al cual se le asigna una ubicación específica en los centros de acopio de información. Gracias a esta tecnología, el cliente puede tener una trazabilidad inmediata de su información.
“Con los códigos de barras el EDCRC garantiza la ubicación de la información de los clientes en todo momento. Esta garantía puede darse a nivel de caja, file o documento.”
DataSolutions S.A. a través de su software de gestión documental ofrece un historial integro desde la creación de una caja, carpeta o documento hasta su destrucción. Este historial también muestra el historial de acceso que el cliente ha tenido por cada unidad de información. Esta bitácora se mantiene almacenada en nuestro software de gestión documental para siempre.
Las cajas tiene un sin número de tipos de estados en función de proyectar al cliente la información exacta de en que etapa se encuentra la información que ellos han enviado. Por ejemplo cuando la nueva caja de la información ingresa normalmente va a nuestra sala de indexación en la cual se le asigna una ubicación definida donde los operarios realizarán el respectivo ordenamiento. En el momento en que hay un pedido nuestras unidades de transporte tienen un código de barras donde se puede ver que la información se encuentra en tránsito.
“El código de barras permite que a través del software EDCRC el cliente pueda generar sus reportes de inventario de una manera rápida y eficiente.”
El código de barras permite también desde la misma interface generar reportes del inventario de los clientes. Esto es importante ya que el cliente siempre estará en condiciones de revisar su inventario actualizado cuando ellos quieran.
Flexibilidad
En DataSolutions S.A. somo flexibles en la manera de proveer nuestros servicios. Nuestros servicios pueden ser provistos desde nuestros centros de acopio de información o en caso de que el cliente requiera instalar nuestra tecnología internamente podemos también realizar la instalación de las respectivas licencias. La idea es que el cliente pueda elegir la modalidad que más le convenga para sus intereses.
“El Software EDCRC y nuestros servicios de custodia de información pueden ser implementados desde nuestras instalaciones y también desde las instalaciones del cliente.”
El software EDCRC es compatible con multiples formatos y sistemas por lo cual no tiene inconveniente de trabajar con la mayor cantidad de hardware o software en el mercado.
Aumenta tu eficiencia
Se pueden abrir veinte módulos simultáneamente en una sesión EDC RC. Por lo tanto, los usuarios pueden navegar fácilmente de un módulo a otro. El EDC RC puede otorgar infinito número de concurrencias. DocuData no factura según el número de estaciones de trabajo o usuarios. El acceso está limitado solo por el número de licencias que el mismo cliente requiera.
“Infinito número de concurrencias para un acceso ilimitado y eficiente.”
Aproveche las oportunidades de crecimiento
A través del software de gestión documental EDCRC nos podemos conectar a un sin número de softwares en el mercado a través de los mecanismos API’s. Esto permite tener un crecimiento importante en el alcance de las funciones que el EDCRC puede desarrollar en el día a día. A través de estos mecanismos el EDCRC se puede constituir en la herramienta del manejo de contenido de cualquier tipo de software que los clientes tengan en cualquier departamento o actividad dentro de la compañía.
“El EDRC es un software que permite manejar no sólo la información pasiva sino también la información activa. El EDCRC pueda manejar y custodia información digital de cualquier tipo de formatos inclusive archivos de audio y video.”
El objetivo final que tienen las soluciones que se basan en el software EDCRC es la de apoyar a nuestros clientes en el manejo eficiente de la información del pasado, presente y futuro. Muchos clientes en el mercado interpretan que la custodia digital es sólo para manejar información digital en formato PDF. En el Caso del EDCRC podemos manejar todo tipo de formato inclusive archivos de audio y video. Esta tecnología no tiene problema en conseguir que el cliente se olvide de la utilización de papel internamente.
