Nuestra solución de servicio integral de administración documental se acopla muy bien a los requerimientos de los departamentos comerciales en multiples empresas. Normalmente los departamentos comerciales generan información relacionada a clientes. Esta información normalmente es guardada en carpetas y tiene un nivel importante de rotación.
Inicialmente nuestros servicios plantean un ordenamiento por caja donde se ordena la caja en base a un detalle aprobado y coordinado con nuestros clientes. Por ejemplo hay muchas compañías que guardan su información por orden alfabético o inclusive por un rango entonces los campos de indexación de la caja pueden ser los siguientes:
- Departamento: Comercial
- Descripción: Carpetas de Clientes
- Fecha Inicio:
- Fecha Final
- Rango: Letra A a Letra C
- Oficina: Guayaquil
Con estas coordenadas el cliente pudiera hacer búsquedas a través de cualquier campo o inclusive realizar búsquedas avanzadas por ejemplo buscar las cajas que contengan la Letra B, de la oficina de Guayaquil en el año 2017. Este tipo de pedidos normalmente ocurren cuando hay un requerimiento de auditoría. En el día a día en nuestra experiencia los departamentos comerciales hacen pedidos de carpetas específicas. En este caso el cliente puede solicitar una carpeta en específico que a través de la indexación de código de barras por carpeta el cliente puede buscarla por hasta 25 campos de indexación. Por ejemplo en nuestra experiencia los departamentos comerciales normalmente requieren que su información tenga los siguientes campos:
- # Cedula
- Nombre
- Apellidos
- # de Cliente
- Razon Social
El tener la información indexada por file permite a los clientes realizar las ordenes no solo por carpeta sino a través del servicio de escaneo por demanda Este servicio permite al cliente pedir su información de manera digitalizada y que la misma sea adjuntada a la carpeta física que se encuentra en nuestro archivo. De esta manera el cliente puede encaminarse a un concepto 0 papel a medida que lo vaya necesitando.
