Un departamento que siempre es crítico para el desarrollo de las empresas es el departamento legal. En el departamento legal normalmente reposa la información de temas sensibles para el desarrollo empresarial. Estos temas pueden relacionarse a los aspectos tributarios, laborales y contractuales. Normalmente en los departamentos legales de las compañías la información legal esta distribuida por tipos de casos y cada caso esta identificado con una descripción en alguna parte de la carpeta.
En la experiencia que tenemos en DataSolutions S.A. se recomienda que esta información sea indexada por carpeta en función de que el cliente pueda llegar a su información de manera rápida y eficiente. En el caso específico del departamento legal normalmente se generan pedidos sorpresivos e inesperados de información. Muchas veces inclusive el cliente no puede esperar el tiempo estipulado de nuestros servicios de logística. En estos casos se recomienda la digitalización de la información legal en su totalidad con el objetivo de que el cliente tenga disponible toda su información desde cualquier plataforma en cualquier momento.
En el área legal también se genera nueva documentación que debe de ser agregada a carpetas ya establecidas para mantenerlas actualizadas. En este caso podemos trabajar con los departamentos legales de dos maneras:
- Actualización de información física: Proceso a través del cual se coordina un día específico de retiro de la información para que nuestro equipo en nuestros centros de acopio de información vayan actualizando las respectivas carpetas.
- Actualización de la información de manera digital: Proceso a través del cual el cliente desde sus oficinas digitaliza la información y la carga a las carpetas ya digitalizadas y alojadas en nuestro software de gestión documental.
La flexibilidad de nuestro software de gestión documental es importante para adecuar nuestras soluciones para las distintas necesidades específicas que tengan los departamentos legales de distintas empresas.
