Ordenamiento e Indexación de la información
- Manejamos el ordenamiento a través de la tecnología de Código de Barras. Esta tecnología permite tener una trazabilidad importante de la información en la organización. Esta trazabilidad empieza desde el nivel de caja y puede ir hasta una trazabilidad por documento.
“EDCRC utiliza el código de barras para tener una trazabilidad profunda de la información de los clientes”
- El proceso de ordenamiento e indexación empieza en una reunión de levantamiento de información. En esta reunión se conocen las necesidades de los clientes y sobre eso se establecen los parámetros para adecuar nuestra plataforma de gestión documental. En base a la información obtenida en el levantamiento de información se establecen cada uno de los campos de indexación en la plataforma para la búsqueda.
“Las labores de ordenamiento son precedidas por una consultoría profunda para acoplar la herramienta a las necesidades de los clientes”
- La plataforma de gestión documental de DataSolutions S.A. permite habilitar un sin número de campos de indexación a nivel de caja y de file. DataSolutions S.A. actualmente recomienda a sus clientes realizar un ordenamiento por caja y file de manera simultánea en función de que al cliente se le haga más fácil encontrar su información.
“EDCRC ofrece hasta 25 campos de indexación en función de hacer más eficiente la búsqueda de información de nuestros clientes.”
Custodia de Información
- El software de gestión documental que DataSolutions S.A. utiliza y genera ubicaciones con código de barras con el objetivo de poder registrar la ubicación de las cajas en cualquiera de las ubicaciones disponibles en el centro de acopio de información.
- El software de gestión documental genera código de barras a nivel de cajas hasta el nivel de documentos. Esto permite tener una trazabilidad realmente importante de la información dentro de una empresa. Adicional a esto, el código de barras genera una bitácora de información en cada nivel de archivo para proveer al cliente el registro de quien y cuando se ha generado un acceso a la información.
“El EDCRC puede asignar códigos de barras no solo a la caja sino también al file y a la imagen. Esto permite a los clientes llegar a su información de manera más rápida y eficiente”
- El software gracias a la tecnología de código de barras puede generar reportes por ubicación de las cajas y carpetas que se encuentran en una determinada ubicación.
Integración con Documentos Digitales Generados por Sistemas o Manuales:
- DATASOLUTIONS S.A. , dota a sus clientes con tecnología de punta que permite a los usuarios a través de su plataforma integrar en un solo ambiente los documentos físicos asociados a su caja, agrupación, documento e imagen lo cual facilita la administración de esta y su eficiente, rápido y simple manejo frente a un requerimiento externo o interno según sea su demanda.
“La integración de la información física con la información digital permite a los clientes extraer información importante de sus documentos y exportarla de manera eficiente para el uso productivo de la misma.”
- El proceso de digitalización y extracción de información respalda su fortaleza en un correcto orden e indexación, así como registro de los campos establecidos por el cliente para una búsqueda eficiente, rápida sencilla y sobre todo amigable para los usuarios integrándolos para obtener un control total de la documentación
