El servicio de digitalización consiste en la conversión de la información física a una versión en digital.
Normalmente los clientes piensan que el simple hecho de escanear y convertir puede sonar simple.Eso es una realidad cuando se pretende convertir un volumen pequeño de documentos. Cuando los clientes necesitan convertir un volumen considerable de documentos se necesitan de equipos de alta velocidad al igual que personal capacitado para hacerlo. DataSolutions S.A. ofrece este servicio. A través del tiempo hemos digitalizado aproximadamente 10,000,000 de papeles para distintos clientes en el sector público y privado. Nos consideramos en los servicios de digitalización como una compañía que ofrece importantes valores agregados.
“En el mercado se piensa que cualquiera puede realizar una labor de conversión de una información física a digital. Esto aplica cuando hablamos de menores cuantías. Sin embargo cuando se habla de volúmenes masivos se necesita de una compañía de experiencia que posea la necesaria infraestructura para llevar un proceso de calidad y lo haga de manera eficiente.”
Estos valores agregados son los siguientes:
-Indexación de la información: Proceso en el cual se levantan los campos de indexación requeridos por el cliente y se adecua el software de gestión documental para habilitar estos campos de búsqueda para el cliente. Por otro lado, a través de la herramienta tecnológica de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el cliente está en condiciones de buscar cualquier tipo de información mediante una búsqueda general de cualquier palabra registrada en el documento.
-Depuración: Consiste en la acción de separar y seleccionar la documentación que realmente el cliente requiere digitalizar. Esto implica la agrupación de la información de acuerdo con los parámetros indicados por el cliente. Adicional a esto se realiza un trabajo de preparación de la información para que la misma pase de manera eficiente por nuestros scanner.
-Revitalización de imágenes: Al escanear las imágenes se puede preservar la calidad del documento hacia el futuro. Adicional a esto, los softwares que utilizamos permiten retocar y mejorar la foto de la información que se escanea.
El proceso de digitalización tiene las siguientes etapas para su exitosa ejecución
- Identificación de Documentos por Digitalizar
- Preparación de Documentos por Digitalizar (Sacar Grapas, Clip).
- Clasificación de los Documentos por Digitalizar (Tipo de Documentos).
- Conversión de Documentos Físicos a Imágenes Digitales.
- Indexación de las Imágenes Digitales. (OCR, ICR, manual)
- Prueba de Calidad de Imágenes Digitalizadas.
- Subir las Imágenes al software de gestión documental de DATASOLUTIONS S.A.
