Es el proceso a través del cual se ordena cada Kit de Almacenamiento (Caja). Es decir, mediante un proceso de etiquetado se asignará un Código de Barras único a cada Kit de Almacenamiento (Caja) donde se registrarán diferentes campos que ayudarán a conocer qué tipo de información se encuentra almacenada en cada caja. Es importante manifestar que las cajas son ordenadas y parametrizadas de acuerdo a distintos campos requeridos por el cliente. Estos campos pueden ser los siguientes:
1. Descripción
2. Rango de fechas
3. Tipos de documentos
4. Departamentos
5. Subdepartamento
6. Centros de Costos
7. Esquemas de Retención
8. Intervalos
9. Notas, entre otros
Estos campos pueden ser parametrizables para reflejar campos específicos que cada uno de nuestros clientes requieran. La idea con estos campos es que el cliente pueda buscar su información de una manera rápida y eficiente. De la misma manera, estos campos permiten que desde la misma plataforma se puedan generar reportes costumizables por parte del cliente. Cada etiqueta tiene un historial donde se registran todos los movimientos que las cajas han tenido en función de cuidar la seguridad y confidencialidad de la información de nuestros clientes.“ El ordenamiento por caja es el primer paso de la construcción del inventario físico de la información de los clientes. Este inventario se construye en base a los campos de indexación que el cliente necesite. Esta información esta alojada en el código de barras que se asigna. ”
