La información es uno de los activos más importantes de cualquier organización. Desde contratos y facturas hasta expedientes legales o históricos, resguardar correctamente los documentos es fundamental para garantizar continuidad, seguridad y cumplimiento normativo.  Pero ¿cómo asegurarte de que tu empresa elige al proveedor adecuado? Aquí te compartimos un checklist práctico para evaluar un servicio de custodia documental antes de tomar una decisión. 

1. Seguridad física y digital

El proveedor debe ofrecer instalaciones seguras contra incendios, humedad y accesos no autorizados. Además, contar con protocolos digitales como encriptación y control de accesos para garantizar la confidencialidad de los archivos.

2. Cumplimiento normativo

Verifica que el servicio cumpla con la legislación vigente en materia de protección de datos y retención documental. Esto asegura que la empresa no enfrente riesgos legales por una gestión inadecuada.

3. Accesibilidad y rapidez en la consulta

Un buen servicio debe permitirte acceder a tus documentos de forma ágil, ya sea de manera física (con entregas rápidas) o digital (a través de un software en la nube). La rapidez en la localización es clave para la productividad.

4. Tecnología de gestión documental

Evalúa si cuentan con plataformas digitales que faciliten la búsqueda, clasificación y recuperación de archivos desde cualquier lugar y dispositivo. Esto marca la diferencia entre un servicio básico y uno realmente eficiente.

5. Flexibilidad y escalabilidad

El proveedor debe adaptarse al crecimiento de tu empresa, ofreciendo soluciones escalables según aumente el volumen de documentos. También debe ser flexible en contratos y servicios adicionales.

Elegir un servicio de custodia documental no debe hacerse a la ligera. Un buen proveedor no solo resguarda papeles, sino que se convierte en un aliado estratégico para la seguridad, eficiencia y crecimiento de tu empresa.